Warum Sanktions-Screening nicht warten kann

Sanktionspflichten sind verschuldensunabhängig und gelten für alle — nicht nur für Banken.

Operative Zusammenfassung

Sanktionen sind Verbote und nicht nur Risikofaktoren für die Bekämpfung der Geldwäsche.Kontinuierliche Überprüfung ist wichtig, da sich Listen ändern.Eigentum und Kontrolle können auch ohne direkte Namensübereinstimmung von Bedeutung sein.

Anders als weite Teile des AML-Rahmens sind Sanktionspflichten absolut: Sie dürfen mit einer gelisteten Person oder Einheit keine Geschäfte machen, unabhängig von Absicht oder Risikobereitschaft. Sie gelten für jedes Unternehmen, und Verstöße werden schwer geahndet.

Schwierig ist, dass sich Listen ständig ändern und die offizielle EU-Liste der zugrunde liegenden rechtlichen Benennung um Tage hinterherhinken kann. Einmal beim Onboarding zu screenen genügt nicht — Sie müssen neu screenen, wenn sich die Listen bewegen.

Der belastbare Ansatz ist fortlaufend: Prüfen Sie Ihren Bestand bei jeder Listenaktualisierung neu, screenen Sie bei jeder Änderung und bewahren Sie datierte Nachweise jeder Prüfung auf. Dieser Nachweis zeigt, dass Sie die Pflicht erfüllt haben, auch wenn die Antwort »kein Treffer« lautete.

Für wen dies gilt

Dieser Leitfaden richtet sich an alle Büros, die Kunden, Gegenparteien, Verkäufer, Käufer, wirtschaftliche Eigentümer oder Zahler akzeptieren und den Umgang mit sanktionierten Personen oder kontrollierten Unternehmen vermeiden müssen.

Kunden, UBOs und Direktoren
Käufer, Verkäufer und Gegenparteien
Zahler, Begünstigte und Drittmittelgeber
Unternehmen, die den aufgeführten Personen gehören oder von diesen kontrolliert werden
Vorhandene Clients, wenn Listen aktualisiert werden

Rechts- und Aufsichtskontext

Die Sanktionsprüfung unterscheidet sich von der gewöhnlichen Risikobewertung. Liegt ein gesetzliches Verbot vor, kann das Amt das Risiko nicht übernehmen. Die Frage ist, ob eine echte Übereinstimmung vorliegt, ob Eigentums-/Kontrollregeln das Unternehmen erfassen und welche Einfrier- oder Meldepflichten sich daraus ergeben.

Da sich Sanktionslisten häufig ändern können, ist die vertretbare Position von einer kontinuierlichen Überprüfung abhängig. Ein sauberes Ergebnis ist dennoch ein Beweis: Es beweist, dass das Amt zum relevanten Zeitpunkt überprüft wurde.

Was die Kanzlei tatsächlich tun muss

Das Büro sollte eine Überprüfung durchführen, bevor es handelt, Übereinstimmungen schnell auflösen, unsichere Aktivitäten stoppen, wenn eine echte Übereinstimmung vorliegt, und Beweise sowohl für Übereinstimmungen als auch für saubere Ergebnisse aufbewahren.

Bildschirmnamen mit Aliasnamen, Transliteration und Geburtsdaten, sofern verfügbar.
Überprüfen Sie UBOs und Controller, nicht nur die Kundeneinheit.
Überprüfen Sie Listenaktualisierungen und Materialdateiänderungen erneut.
Eskalieren Sie mögliche Übereinstimmungen an einen benannten Prüfer.
Notieren Sie falsch-positive Argumente.
Bewahren Sie einen datierten Nachweis der verwendeten Listenversion auf.

Wie guter Nachweis aussieht

Gute Beweise zeigen die Listenquelle, die Listenversion oder das Erfassungsdatum, übereinstimmende Felder, den Prüfer, die Entscheidung und etwaige Sperr-, Ablehnungs- oder Meldemaßnahmen.

Typische Feststellungen der Aufsicht

Nur Überprüfung des Auftraggebers.
Keine Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer oder Verantwortlichen.
Alle Fuzzy-Matches werden ohne Angabe von Gründen als Fehlalarme behandelt.
Die Listenversion oder das Datum werden nicht beibehalten.
Die erneute Überprüfung vorhandener Clients ist fehlgeschlagen.

Praktische Checkliste

Überprüfen Sie Kunden, UBOs und Kontrahenten.
Überprüfen Sie Eigentums-/Kontrollbedenken.
Beheben Sie Fehlalarme mit Gründen.
Eskalieren Sie mögliche echte Übereinstimmungen.
Quelle und Datum der Aufnahmeliste.
Wiederholen Sie die Überprüfung, wenn sich die Daten ändern.
Bewahren Sie Beweise in der Mandantenakte auf.

Wie Sceau dies operativ macht

Führt EU-FSF- und OpenSanctions-gestützte Überprüfungen durch, sofern konfiguriert.
Speichert strukturierte Übereinstimmungsvergleiche.
Erstellt Überprüfungsaufgaben für mögliche Treffer.
Wird nach Listenaktualisierungen erneut überprüft.
Hält die Beweise sauber und sicher im Hauptbuch.

Häufige Fragen

Gilt die Sanktionsprüfung nur für Banken?

Nein. Sanktionsverbote gelten allgemein und auch Nichtfinanzinstitute müssen verbotene Geschäfte vermeiden.

Ist ein sauberes Screening-Ergebnis wichtig?

Ja. Es gibt datierte Beweise dafür, dass das Büro zu diesem Zeitpunkt überprüft und keine Übereinstimmung gefunden hat.

Was ist, wenn nur der UBO aufgeführt ist?

Eigentums- und Kontrollregeln können dennoch dazu führen, dass die Beziehung verboten ist oder eine Eskalation erforderlich macht, selbst wenn der Firmenname nicht direkt aufgeführt ist.

Offizielle Quellen

Von Wissen zu Compliance

Lesen ist ein Anfang. Sceau macht aus diesen Pflichten einen Ablauf, der sich selbst ausführt und beweist.

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