Waarom sanctiescreening niet kan wachten

Anders dan veel van het AML-kader zijn sanctieverplichtingen absoluut: u mag geen zaken doen met een gelijste persoon of entiteit, ongeacht intentie of risicobereidheid. Ze gelden voor elke onderneming, en overtredingen kennen zware sancties.

Het lastige is dat lijsten voortdurend wijzigen en de officiële EU-lijst dagen kan achterlopen op de onderliggende juridische aanwijzing. Eén keer screenen bij onboarding is niet genoeg — u moet herscreenen wanneer de lijsten bewegen.

De verdedigbare aanpak is continu: hercontroleer uw cliëntenbestand bij elke lijstupdate, screen bij elke wijziging, en bewaar gedateerd bewijs van elke controle. Dat bewijs toont aan dat u aan de plicht voldeed, ook toen het antwoord 'geen match' was.

Voor wie dit geldt

Deze gids is bedoeld voor elk kantoor dat klanten, tegenpartijen, verkopers, kopers, uiteindelijke begunstigden of betalers accepteert en moet vermijden dat er met gesanctioneerde personen of gecontroleerde entiteiten wordt omgegaan.

• Klanten, UBO’s en bestuurders
• Kopers, verkopers en tegenpartijen
• Betalers, begunstigden en externe financiers
• Bedrijven die eigendom zijn van of gecontroleerd worden door beursgenoteerde personen
• Bestaande klanten wanneer lijsten worden bijgewerkt

Juridische en toezichtscontext

Sanctiescreening verschilt van gewone risicoscores. Als er een wettelijk verbod geldt, kan het kantoor er niet voor kiezen het risico te aanvaarden. De vraag is of er sprake is van een echte match, of de eigendoms-/controleregels de entiteit bestrijken en welke bevriezings- of rapportageverplichtingen volgen.

Omdat sanctielijsten regelmatig kunnen veranderen, is het verdedigbare standpunt gedateerd op continue screening. Een schoon resultaat is nog steeds bewijs: het bewijst dat het kantoor op het relevante tijdstip heeft gecontroleerd.

Wat het kantoor werkelijk moet doen

Het kantoor moet screenen voordat actie wordt ondernomen, wedstrijden snel oplossen, onveilige activiteiten stopzetten als er sprake is van een echte match, en bewijs bewaren van zowel matches als zuivere resultaten.

• Schermnamen met aliassen, transliteratie en geboortedata, indien beschikbaar.
• Screen UBO’s en verwerkingsverantwoordelijken, niet alleen de cliëntentiteit.
• Opnieuw screenen op lijstupdates en materiële bestandswijzigingen.
• Escaleer mogelijke overeenkomsten naar een genoemde recensent.
• Leg vals-positieve redeneringen vast.
• Bewaar een gedateerd bewijs van de gebruikte lijstversie.

Hoe goed bewijs eruitziet

Goed bewijsmateriaal toont de bron van de lijst, de versie van de lijst of de opnamedatum, de overeenkomende velden, de beoordelaar, de beslissing en eventuele bevriezings-, weigerings- of rapportactie.

Veelgemaakte fouten die toezichthouders vinden

• Alleen screening van de aanbestedende dienst.
• Geen controle van uiteindelijke begunstigden of verwerkingsverantwoordelijken.
• Alle fuzzy matches zonder reden als false positives behandelen.
• Het niet bijhouden van de lijstversie of -datum.
• Het niet opnieuw screenen van bestaande klanten.

Praktische checklist

• Screening cliënt, UBO’s en tegenpartijen.
• Beoordeel de zorgen over eigendom/controle.
• Los valse positieven op met redenen.
• Escaleer mogelijke echte overeenkomsten.
• Bron en datum van de opnamelijst.
• Herhaal de screening wanneer gegevens veranderen.
• Bewaar bewijsstukken in het cliëntendossier.

Veelgestelde vragen

Officiële referenties

• EUR-Lex — Regulation (EU) 2024/1624
• EUR-Lex — AML package summary and application dates