Ein UBO — was war das nochmal?

Der wirtschaftlich Berechtigte ist die natürliche Person, die einen Mandanten letztlich besitzt oder kontrolliert — typischerweise über eine Beteiligung von mehr als 25 % oder über Kontrolle auf andere Weise. Ziel der AML ist, hinter die Gesellschaft auf die realen Personen dahinter zu sehen.

Verpflichtete müssen den UBO identifizieren, risikobasierte Verifizierungsmaßnahmen treffen und — als Verpflichtete — das nationale UBO-Register abfragen und mit den Angaben des Mandanten abgleichen. Eine Abweichung ist ein zu klärendes und festzuhaltendes Warnsignal.

Komplexe Strukturen, Treuhänder und ausländische Ebenen erschweren dies und drängen eine Akte zur verstärkten Sorgfalt. Den Eigentumsgraphen abzubilden und die Registerabfrage als datierten Nachweis zu speichern ist der Unterschied zwischen einer belastbaren Akte und einer Beanstandung.

Für wen dies gilt

Dieser Leitfaden richtet sich an Büros, die Unternehmen, Trusts, Stiftungen, Partnerschaften oder andere Strukturen einbinden, bei denen eine reale Person letztendlich Eigentümer oder Kontrolle des Kunden ist.

• Aktionäre oberhalb der Eigentumsschwelle
• Personen, die Stimmrechte oder Ernennungen kontrollieren
• Treuhandgeber, Treuhänder, Beschützer und Begünstigte
• Nominierte und Vermittler
• Ausländische Unternehmen und geschichtete Eigentumsketten

Rechts- und Aufsichtskontext

Der Sinn der UBO-Identifizierung besteht darin, durch rechtliche Hüllen hindurch die Personen zu durchschauen, denen letztendlich die Beziehung gehört oder sie kontrolliert. Ein Registerauszug ist ein nützlicher Beweis, aber er ist nicht die gesamte Akte: Das Amt muss den Aufbau verstehen, ihn mit der Erklärung des Mandanten vergleichen und Unstimmigkeiten klären.

In Belgien hängt der Zugang des Amtes zum UBO-Register von seinem eigenen Status als Verpflichteter und seinen beglaubigten Rechten ab. Sceau sollte das Ergebnis erfassen und in Einklang bringen; Es sollte nicht vorgeben, ein eingeschränktes amtliches Register weiterzuverkaufen.

Was die Kanzlei tatsächlich tun muss

Das Amt sollte eine Erklärung einholen, das Eigentums-/Kontrolldiagramm abbilden, das Register konsultieren, in dem es Rechte hat, den Auszug oder den Konsultationsnachweis hochladen und beides abgleichen.

• Identifizieren Sie alle Eigentums- und Kontrollpfade.
• Zeichnen Sie Prozentsätze auf und kontrollieren Sie sie auf andere Weise.
• Erfassen Sie Dokumente, die die Struktur unterstützen.
• Konsultieren Sie das UBO-Register im Rahmen der eigenen Rechte des Amtes.
• Vergleichen Sie offizielle Daten mit der Kundenerklärung.
• Erheben und beheben Sie Unstimmigkeiten, bevor die Annahme oder die Prüfung abgeschlossen wird.

Wie guter Nachweis aussieht

Eine starke UBO-Datei enthält die Erklärung, das Diagramm, die Registerkonsultation, die Diskrepanzanalyse, die Schlussfolgerung des Gutachters und bei Bedarf Folgekorrespondenz.

Typische Feststellungen der Aufsicht

• Stoppen Sie auf der ersten Aktionärsebene.
• Die Kontrolle auf andere Weise ignorieren.
• Es wird nicht erfasst, warum kein UBO identifiziert werden konnte.
• Das Register als automatisch korrekt behandeln, ohne es abzugleichen.
• Unterlassene Aktualisierung der UBO-Beweise während der laufenden Überwachung.

Praktische Checkliste

• Sammeln Sie die UBO-Erklärung.
• Besitz und Kontrolle der Karte.
• Identifizieren Sie natürliche Personen.
• Konsultieren Sie bei Bedarf das Register.
• Laden Sie einen offiziellen Auszug oder eine Quittung hoch.
• Unstimmigkeiten beheben.
• Besiegeln Sie die endgültige UBO-Schlussfolgerung.

Häufige Fragen

Offizielle Quellen

• FPS Finance — Belgian UBO register
• FPS Finance — UBO register FAQ
• EUR-Lex — Regulation (EU) 2024/1624