Verbeterde due diligence: wanneer gewone CDD niet voldoende is
Risicolanden, PEP’s, complexe structuren, ongebruikelijke transacties en wat EDD hieraan zou moeten toevoegen.
Operationele samenvatting
EDD is extra werk voor relaties met een hoger risico.Het moet een met redenen omkleed besluit opleveren om te accepteren, te verzachten of te weigeren.Goedkeuring door senioren en bronbewijs staan centraal.Verscherpte due diligence is geen straf; het is het gedocumenteerde extra werk dat een kantoor verricht wanneer een relatie of zaak een hoger AML-risico met zich meebrengt. Het gaat erom risico's goed genoeg te begrijpen zodat een senior het kan accepteren, beperken of weigeren.
Veel voorkomende EDD-triggers zijn onder meer PEP-betrokkenheid, geografie met een hoog risico, complex of ondoorzichtig eigendom, ongebruikelijke bron van fondsen, afspraken met genomineerden, ongunstige media, nabijheid van sancties, urgente onverklaarde transacties en klanten die zich verzetten tegen gewone vragen.
Goede EDD voegt inhoud toe: sterkere verificatie, bewijs van de bron van rijkdom en bron van fondsen, goedkeuring door senioren, nauwlettender toezicht, specifieke voorwaarden en een duidelijk verslag van waarom het bureau besloot dat het risico beheersbaar was of niet.
Voor wie dit geldt
Deze gids is bedoeld voor kantoren die dossiers behandelen waarbij gewone CDD het risico niet voldoende uitlegt.
- PEP's en naaste medewerkers
- Landen of sectoren met een hoog risico
- Complexe bedrijfs- of genomineerdestructuren
- Ongebruikelijke verklaringen over de herkomst van fondsen
- Nadelige media of nabijheid van sancties
- Dringende transacties met zwakke onderbouwing
Juridische en toezichtscontext
Het doel van EDD is niet om alleen maar meer documenten te verzamelen. Het is bedoeld om de onzekerheid voldoende te verminderen zodat het bureau een verdedigbare beslissing kan nemen over het al dan niet doorgaan.
EDD moet worden afgestemd op het risico. Een PEP-dossier heeft rijkdom en fondsenwerk nodig; een ondoorzichtige bedrijfsstructuur heeft controle en doelgericht werk nodig; een tegenpartij die aan sancties grenst, heeft eigenaarschap, controle en escalatie van juridische risico's nodig.
Wat het kantoor werkelijk moet doen
Wanneer een EDD-trigger optreedt, moet het kantoor de automatische acceptatie onderbreken, gericht bewijsmateriaal verzamelen, het resterende risico documenteren en een senior sign-off verkrijgen.
- Noteer de EDD-trigger.
- Verzamel gericht bewijsmateriaal, geen generiek papierwerk.
- Documenteer waar nodig de bron van het geld en de bron van de rijkdom.
- Verduidelijk eigendom, controle en bedrijfsredenen.
- Pas voorwaarden toe of monitor of risico wordt geaccepteerd.
- Weigeren of vertrekken waar het risico niet kan worden beperkt.
Hoe goed bewijs eruitziet
Een sterk EDD-record verklaart de trigger, het extra gevraagde bewijsmateriaal, wat er is ontvangen, wat onopgelost bleef en wie het resterende risico accepteerde of weigerde.
Veelgemaakte fouten die toezichthouders vinden
- Het toevoegen van generieke documentverzoeken die de risicovraag niet beantwoorden.
- EDD goedkeuren zonder aftekening door senior.
- Het niet vermelden van het restrisico.
- Onverklaarbare urgentie accepteren.
- EDD-conclusies niet omzetten in monitoringcondities.
Praktische checklist
- Identificeer de trigger.
- Pauzeer acceptatie waar nodig.
- Vraag gericht bewijsmateriaal aan.
- Beoordeel het resterende risico.
- Registreer de goedkeuring van de senior.
- Stel voorwaarden of weiger.
- Controleer bestanden eerder dan gewone risico's.
- Verhoogt EDD-taken van PEP, sancties, UBO, ongunstige media en transactiesignalen.
- Scheidt het verzamelen van bewijsmateriaal van de uiteindelijke menselijke goedkeuring.
- Registreert de redenering over het resterende risico.
- Koppelt geaccepteerde voorwaarden aan monitoring.
- Verzegelt de EDD-beslissing in het grootboek.
Veelgestelde vragen
Betekent EDD dat de cliënt moet worden geweigerd?
Nee. EDD betekent dat het kantoor meer begrip en goedkeuring nodig heeft. Sommige bestanden worden geaccepteerd met besturingselementen; anderen worden geweigerd.
Is er altijd goedkeuring van een senior nodig?
Voor belangrijke categorieën met een hoog risico, zoals PEP-relaties, is goedkeuring door senioren een kerncontrole en moet dit worden aangetoond.
Kan EDD worden voltooid nadat de werkzaamheden zijn gestart?
Materiële EDD moet waar mogelijk worden opgelost alvorens actie te ondernemen, vooral wanneer acceptatie zelf risico met zich meebrengt.
Officiële referenties
Van kennis naar compliance
Lezen is een begin. Sceau maakt van deze verplichtingen een werkstroom die zichzelf uitvoert en bewijst.
Boek een demo