Cliëntenonderzoek: wat moet er in een compleet dossier staan?

Cliëntenonderzoek is de kern van AML: weet wie de cliënt is, begrijp wat hij wil dat u doet, identificeer de mensen die hem controleren, screen de relevante partijen en leg een risicogebaseerde beslissing vast voordat u handelt.

Een compleet CDD-bestand is niet zomaar een kopie van een paspoort. Het moet identificatiebewijs, de reikwijdte van het mandaat, UBO-gegevens, sancties/PEP/screening op schadelijke media, vragen over de herkomst van fondsen, indien relevant, en het goedkeuringstraject voor de risicobeoordeling van de cliënt met elkaar verbinden.

Waar toezichthouders standaard naar zoeken, is herhaalbaarheid. Als twee personeelsleden soortgelijke dossiers behandelen, moeten dezelfde controles plaatsvinden, moeten dezelfde uitzonderingen worden geëscaleerd en moet het bewijsmateriaal maanden of jaren later gemakkelijk te reconstrueren zijn.

Voor wie dit geldt

Deze gids is bedoeld voor kantoren die cliënten, vertegenwoordigers, uiteindelijke begunstigden of tegenpartijen betrekken en een verdedigbare basis nodig hebben voor het gewone cliëntenonderzoek.

• Nieuwe individuele of zakelijke klanten
• Bestaande klanten starten een nieuwe zaak die binnen de reikwijdte valt
• Vertegenwoordigers die namens de cliënt optreden
• Bestuurders van vennootschappen en UBO’s
• Dossiers waarin het bureau moet aantonen waarom vereenvoudigde of aangescherpte maatregelen van toepassing zijn

Juridische en toezichtscontext

CDD is de eerste test voor controletoezichthouders, omdat het bewijst of het bureau wist met wie het te maken had voordat het handelde. De wettelijke plicht is risicogebaseerd, maar risicogebaseerd betekent niet informeel: uit het dossier moet blijken waarom de gekozen diepgang van due diligence passend was.

Voor niet-financiële meldingsplichtige entiteiten moet CDD ook het mandaat weerspiegelen. Een vraag over de personenbelasting met een laag risico is niet hetzelfde als de aankoop van onroerend goed via een buitenlandse onderneming, zelfs als het om dezelfde klant gaat.

Wat het kantoor werkelijk moet doen

Een praktische CDD-workflow identificeert de klant, begrijpt het mandaat, identificeert UBO's, screent relevante partijen, kent een risicobeoordeling toe en registreert goedkeuring voordat het werk doorgaat waar nodig.

• Leg identiteit en autoriteit vast om te handelen.
• Leg de reikwijdte van het mandaat en de gereguleerde activiteiten vast.
• Identificeer en verifieer UBO’s voor rechtspersonen.
• Screen cliënt, vertegenwoordigers, UBO’s en tegenpartijen waar relevant.
• Beoordeel geografie, sector, structuur, betalingsmethode en financieringsbron.
• Escaleer uitzonderingen en registreer goedkeuring.
• Stel beoordelingscadans en monitoringtriggers in.

Hoe goed bewijs eruitziet

Goed CDD-bewijs toont de verzamelde informatie, de uitgevoerde controles, de risicoconclusie, de persoon die deze heeft goedgekeurd en de versie van de gebruikte regels of lijsten.

Veelgemaakte fouten die toezichthouders vinden

• CDD behandelen als alleen een paspoortupload.
• De CDD-diepte niet koppelen aan het mandaatrisico.
• Screening van de cliënt, maar niet van de UBO of vertegenwoordiger.
• Uitzonderingen in e-mail laten staan in plaats van in een beslissingswachtrij.
• Bestanden vernieuwen zonder vast te leggen wat er is gewijzigd.

Praktische checklist

• Identificeer de cliënt.
• Controleer de bevoegdheid om te handelen.
• Reikwijdte van het mandaat.
• Verzamel UBO-gegevens.
• Voer screening uit.
• Risicobeoordeling toewijzen.
• Registreer de goedkeurings- en beoordelingsdatum.

Veelgestelde vragen

Officiële referenties

• EUR-Lex — Regulation (EU) 2024/1624
• EUR-Lex — AML package summary and application dates