Due diligence client : ce que doit contenir un dossier complet

La diligence raisonnable à l’égard des clients est au cœur du fonctionnement de la lutte contre le blanchiment d’argent : savoir qui est le client, comprendre ce qu’il veut que vous fassiez, identifier les personnes qui le contrôlent, filtrer les parties concernées et enregistrer une décision basée sur les risques avant d’agir.

Un dossier CDD complet n’est pas qu’une simple copie d’un passeport. Il doit relier les preuves d'identification, la portée du mandat, les données UBO, les sanctions/PEP/médias indésirables, les questions sur la source des fonds le cas échéant et le processus d'approbation pour l'évaluation du risque du client.

La norme recherchée par les superviseurs est la répétabilité. Si deux membres du personnel traitent des dossiers similaires, les mêmes contrôles devraient avoir lieu, les mêmes exceptions devraient être remontées et les preuves devraient être faciles à reconstituer des mois ou des années plus tard.

À qui cela s'applique

Ce guide s'adresse aux bureaux qui intègrent des clients, des représentants, des bénéficiaires effectifs ou des contreparties et qui ont besoin d'une base de référence défendable pour le devoir de diligence ordinaire des clients.

• Nouveaux clients particuliers ou entreprises
• Clients existants démarrant un nouveau dossier dans le cadre du projet
• Représentants agissant pour le client
• Dirigeants d’entreprises et UBO
• Dossiers dans lesquels le bureau doit prouver pourquoi des mesures simplifiées ou renforcées s'appliquent

Contexte juridique et de contrôle

Le CDD est le premier test des superviseurs de contrôle car il prouve si le bureau savait avec qui il avait affaire avant d'agir. L’obligation légale est basée sur le risque, mais basé sur le risque ne signifie pas informel : le dossier doit montrer pourquoi le degré de diligence raisonnable choisi était approprié.

Pour les entités assujetties non financières, le CDD doit également refléter le mandat. Une demande fiscale à faible risque n’est pas la même chose qu’une acquisition immobilière par l’intermédiaire d’une société étrangère, même s’il s’agit du même client.

Ce que l'étude doit réellement faire

Un flux de travail CDD pratique identifie le client, comprend le mandat, identifie les UBO, sélectionne les parties concernées, attribue une note de risque et enregistre l'approbation avant que le travail ne se poursuive si nécessaire.

• Capturez l’identité et l’autorité pour agir.
• Enregistrer la portée du mandat et l’activité réglementée.
• Identifier et vérifier les UBO pour les personnes morales.
• Filtrer les clients, les représentants, les UBO et les contreparties, le cas échéant.
• Évaluez la géographie, le secteur, la structure, le mode de paiement et la source des fonds.
• Escalader les exceptions et enregistrer l'approbation.
• Définissez la cadence de révision et les déclencheurs de surveillance.

À quoi ressemble une bonne preuve

Une bonne preuve de CDD montre les informations collectées, les contrôles effectués, la conclusion sur le risque, la personne qui l'a approuvée et la version des règles ou listes utilisées.

Erreurs fréquentes relevées par les autorités

• Traiter le CDD comme un téléchargement de passeport uniquement.
• Ne pas lier la profondeur du CDD au risque du mandat.
• Filtrer le client mais pas l'UBO ou son représentant.
• Laisser les exceptions rester dans les e-mails au lieu d'une file d'attente de décision.
• Actualiser les fichiers sans enregistrer ce qui a changé.

Checklist pratique

• Identifiez le client.
• Vérifiez l’autorité pour agir.
• Portée du mandat.
• Collectez les données UBO.
• Exécutez le dépistage.
• Attribuez une note de risque.
• Enregistrer la date d’approbation et d’examen.

Questions fréquentes

Références officielles

• EUR-Lex — Regulation (EU) 2024/1624
• EUR-Lex — AML package summary and application dates