Wann gelten AML-Pflichten für meine Kanzlei?

Wie Sie erkennen, ob eine Sache unter die Geldwäscheregeln fällt.

Operative Zusammenfassung

Der Umfang wird pro Mandat festgelegt, nicht einmal pro Kunde.Beruf und Tätigkeit sind beide wichtig.Entscheidungen außerhalb des Geltungsbereichs erfordern ebenfalls Beweise.

AML-Pflichten treffen definierte Verpflichtete — Notare, Rechtsanwälte (bei bestimmten Transaktionen), Buchhalter, Steuerberater, Immobilienmakler und Gesellschaftsdienstleister — wenn sie Tätigkeiten ausüben, die das Gesetz als erfasst auflistet.

Für die meisten Berufe ist der Auslöser die Unterstützung einer Finanz- oder Immobilientransaktion, die Gründung oder Verwaltung einer Gesellschaft oder der Umgang mit Mandantengeldern. Reine Prozessführung fällt für einen Anwalt meist nicht darunter; Beurkundung oder Gesellschaftsstrukturierung schon.

Der praktische Test erfolgt je Mandat, nicht je Mandant: derselbe Mandant kann eine erfasste und eine nicht erfasste Sache bringen. Diese Scoping-Entscheidung festzuhalten — und warum — ist selbst Teil der Compliance und genau das, was eine Aufsicht sehen will.

Für wen dies gilt

Dieser Leitfaden richtet sich an Notare, Anwälte, Buchhalter, Steuerberater, Immobilienmakler, TCSPs und andere nichtfinanzielle Verpflichtete, die eine wiederholbare Methode benötigen, um zu entscheiden, ob eine Angelegenheit in den Geltungsbereich der Geldwäschebekämpfung fällt.

Immobilientransaktionen und -übertragungen
Firmengründung, Umstrukturierung, Verwaltung oder Verkauf
Kundengelder, Treuhandgelder oder Drittmittel
Steuer-, Buchhaltungs- oder Rechtstätigkeit, die an den aufgeführten Transaktionsaktivitäten beteiligt ist
Mandate, die bewusst außerhalb des Geltungsbereichs liegen und bei denen das Amt noch darlegen muss, warum

Rechts- und Aufsichtskontext

Die AML-Supervision beginnt selten mit einer abstrakten Frage zum Kunden. Es beginnt mit der Akte: Was war der Auftrag, welche regulierte Tätigkeit wurde durchgeführt, wann wusste das Amt, dass sie in den Geltungsbereich fiel, und welche Kontrollen folgten aus dieser Entscheidung.

Für Anwälte ist die Grenze besonders wichtig. Reine Prozessführung und privilegierte Rechtsberatung sind nicht dasselbe wie die Begleitung bei Unternehmens-, Immobilien- oder Finanztransaktionen. Ein vertretbares System zeichnet daher die Scoping-Schlussfolgerung auf, bevor es die Datei in den normalen AML-, anwaltsspezifischen AML- oder Out-of-Scope-Evidence-Modus weiterleitet.

Was die Kanzlei tatsächlich tun muss

Das Büro sollte bei der Aufnahme eine kurze Rahmenentscheidung treffen, diese aktualisieren, wenn sich das Mandat ändert, und eine datierte Aufzeichnung darüber führen, warum AML-Pflichten gelten oder nicht.

Identifizieren Sie das Berufs- und Gerichtsstandsregelpaket.
Erfassen Sie den Mandatstyp und die regulierte Aktivität.
Erfassen Sie Parteien, Vermögensart, Transaktionswert und Kundengeldbeteiligung.
Markieren Sie gegebenenfalls Probleme mit dem Anwaltsprivileg oder dem Anwaltsfilter.
Lösen Sie CDD-, UBO-, Screening-, EDD- und Überprüfungszyklen nur dann aus, wenn der Umfang dies erfordert.
Speichern Sie die Begründung außerhalb des Geltungsbereichs, wenn AML nicht anwendbar ist.

Wie guter Nachweis aussieht

Gute Beweise sind langweilig, veraltet und wiederholbar. Es sollte einem Prüfer ermöglichen, den Auftrag zu verstehen, die angewendete Regel zu sehen und zu überprüfen, ob der Rest des Arbeitsablaufs automatisch der Umfangsentscheidung folgt.

Typische Feststellungen der Aufsicht

Den Klienten so behandeln, als ob er sich immer innerhalb oder außerhalb des Rahmens befindet.
Das Versäumnis, den Umfang noch einmal zu prüfen, wenn eine einfache Beratungsangelegenheit zu einer Transaktion wird.
Es wird nicht erfasst, warum eine Anwaltssache privilegiert war oder nicht in den Geltungsbereich der Geldwäschebekämpfung fiel.
Lassen Sie die Mitarbeiter AML-Schritte manuell auswählen, anstatt sie aus dem Mandat abzuleiten.
Es liegen keine Beweise für negative Scoping-Entscheidungen vor.

Praktische Checkliste

Beschreiben Sie das Mandat in einfacher Sprache.
Wählen Sie ggf. die regulierte Aktivität aus.
Notieren Sie Gerichtsbarkeit und Beruf.
Erfassen Sie Wert-, Vermögens- und Kundengeldindikatoren.
Erfassen Sie die Anwaltsprivilegien und die Auswirkungen des Anwaltsfilters.
Genehmigen Sie die Geltungsbereichsentscheidung, wenn dadurch die Compliance-Route geändert wird.
Bewahren Sie das Scope-Protokoll im Inspektionspaket auf.

Wie Sceau dies operativ macht

Leitet Pflichten aus Beruf, Zuständigkeit und Tätigkeit ab.
Leitet Angelegenheiten in den AML-, anwaltsspezifischen AML- oder Beweismodus um.
Erstellt datierte Umfangsnachweise, bevor das Onboarding fortgesetzt wird.
Erhöht Aufgaben, wenn sich das Mandat ändert.
Behält die Umfangsentscheidung im Hauptbuch und im Inspektionspaket.

Häufige Fragen

Kann derselbe Kunde sowohl Angelegenheiten innerhalb als auch außerhalb des Umfangs haben?

Ja. Der Geltungsbereich ist angelegenheitsspezifisch. Ein Mandant kann einen Rechtsstreit einbringen, der außerhalb des Geltungsbereichs liegt, und einen späteren Unternehmensverkauf, der in den Geltungsbereich fällt.

Benötigt eine Angelegenheit, die nicht in den Geltungsbereich fällt, eine Aufzeichnung?

Ja. Vorgesetzte fragen oft, warum AML-Kontrollen nicht angewendet wurden. Eine kurzfristige Begründung ist sicherer als Schweigen.

Wer sollte den Grenzbereich abzeichnen?

Ein Partner, ein AMLCO oder eine benannte leitende Person sollte abzeichnen, wenn sich der Umfang auf das Rechtsprivileg, den Meldeweg oder darauf auswirkt, ob CDD durchgeführt wird.

Offizielle Quellen

Von Wissen zu Compliance

Lesen ist ein Anfang. Sceau macht aus diesen Pflichten einen Ablauf, der sich selbst ausführt und beweist.

Demo buchen