Laufende Überwachung und regelmäßige Überprüfungen

Warum AML nach dem Onboarding nicht aufhört und wie man Überprüfungszyklen vorgesetztensicher macht.

Operative Zusammenfassung

AML ist eine Lebenszyklusaufgabe, kein Onboarding-Ereignis.Die Häufigkeit der Überprüfungen sollte dem Risiko folgen.Listenaktualisierungen und Dateiänderungen sollten neue Prüfungen auslösen.

Die AML-Verpflichtungen bestehen auch nach der Annahme fort. Kunden wechseln, Eigentümer wechseln, Sanktionslisten ändern sich, Angelegenheiten erweitern sich und Risikoindikatoren erscheinen nach der ersten Onboarding-Entscheidung. Die laufende Überwachung ist die Kontrolle, die diese Änderungen erkennt.

Ein nützlicher Überprüfungszyklus ist risikobasiert. Kunden mit geringem Risiko benötigen möglicherweise eine kürzere regelmäßige Überprüfung, während PEPs, Hochrisikosektoren, komplexe Strukturen, TCSP-Dateien und Fälle von unerwünschten Medien eine häufigere oder ereignisgesteuerte Überprüfung erfordern.

Vorgesetzte erwarten nicht nur, dass Überprüfungen geplant waren, sondern auch, dass sie tatsächlich stattgefunden haben, dass veraltete Beweise aktualisiert wurden, dass Änderungen bewertet wurden und dass die Risikoeinstufung von einer benannten Person bestätigt oder aktualisiert wurde.

Für wen dies gilt

Dieser Leitfaden richtet sich an Büros, die laufende Kundenbeziehungen, sich wiederholende Angelegenheiten oder langwierige Akten pflegen, bei denen sich das Risiko nach der Annahme ändern kann.

Bestehende Kunden mit neuen Mandaten
PEPs und Hochrisikokunden
Unternehmen mit Eigentümerwechsel
Nachlass-, Eigentums- oder Unternehmensdateien, die über einen längeren Zeitraum laufen
Kunden, die von Sanktionen, unerwünschten Medien oder Registeraktualisierungen betroffen sind

Rechts- und Aufsichtskontext

Eine saubere Onboarding-Entscheidung kann veraltet sein. Wirtschaftliche Eigentümer wechseln, Sanktionslisten werden aktualisiert, öffentliche Informationen erscheinen und der Auftrag eines Kunden kann sich von einer Beratungstätigkeit zu einer regulierten Transaktion entwickeln.

Durch die risikobasierte Überwachung werden Dateien mit höherem Risiko früher und gründlicher überprüft, während Dateien mit geringem Risiko weiterhin über einen definierten Aktualisierungszyklus und Ereignisauslöser verfügen.

Was die Kanzlei tatsächlich tun muss

Das Büro sollte Überprüfungszyklen definieren, ereignisbasierte Nachprüfungen auslösen und jede Überprüfung zu einer echten Entscheidung und nicht zu einem Kontrollkästchen machen.

Legen Sie Überprüfungstermine nach Risikostufe fest.
Nach Listenaktualisierungen erneut prüfen.
Aktualisieren Sie abgelaufene Identitäts- und UBO-Beweise.
Ändern Sie den Umfang des Mandats, wenn sich die Arbeit ändert.
Aktualisieren Sie die Risikobewertung, wenn neue Fakten auftauchen.
Notieren Sie die Schlussfolgerungen, dass sich keine Änderungen ergeben, als Beweismittel.

Wie guter Nachweis aussieht

Eine gute Überprüfungsaufzeichnung zeigt, was sich geändert hat, was erneut überprüft wurde, ob sich die Risikobewertung geändert hat, wer sie überprüft hat und welche Folgemaßnahmen erstellt wurden.

Typische Feststellungen der Aufsicht

Überprüfen Sie Termine, die vorhanden sind, aber nie umgesetzt werden.
Nur Aktualisierung von Ausweisdokumenten unter Ignorierung des Mandatsrisikos.
Keine erneute Überprüfung nach Listenaktualisierungen.
Keine Neubewertung der UBO-Änderungen.
Keine Beweise für No-Change-Bewertungen.

Praktische Checkliste

Risikostufe zuweisen.
Legen Sie den Überprüfungsrhythmus fest.
Überwachen Sie Triggerereignisse.
Aktualisieren Sie veraltete Beweise.
Führen Sie das Screening erneut durch.
Risikoeinstufung bestätigen oder ändern.
Tragen Sie die Schlussfolgerung der Überprüfung ein.

Wie Sceau dies operativ macht

Erstellt Überprüfungszyklen aus der Risikobewertung.
Führt eine erneute Überprüfung und Durchsuchung durch, wenn sich Listen ändern.
Zeigt veraltete Beweise und UBO-Diskrepanzen an.
Leitet Überprüfungsaufgaben an verantwortliche Mitarbeiter weiter.
Speichert die Schlussfolgerungen „Keine Änderung“ und „Ändertes Risiko“.

Häufige Fragen

Wie oft sollten Kunden überprüft werden?

Die Trittfrequenz sollte risikobasiert sein. Kunden mit höherem Risiko benötigen häufigere Überprüfungen und ereignisgesteuerte Kontrollen.

Ist eine unveränderte Überprüfung wichtig?

Ja. Dies beweist, dass das Büro zu diesem Zeitpunkt keine wesentlichen Änderungen festgestellt und festgestellt hat.

Was löst eine frühzeitige Überprüfung aus?

Neue Sachverhalte, UBO-Änderungen, Sanktionsaktualisierungen, PEP-/Werbemediensignale oder ungewöhnliche Transaktionen können eine Überprüfung auslösen.

Offizielle Quellen

Von Wissen zu Compliance

Lesen ist ein Anfang. Sceau macht aus diesen Pflichten einen Ablauf, der sich selbst ausführt und beweist.

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