Kontrolle der Kundengelder: Nebenbücher, Freigabegenehmigungen und Abgleich
Warum Büros, die Drittmittel oder Treuhandgelder verwalten, mehr als einen Banksaldo und eine Tabelle benötigen.
Operative Zusammenfassung
Kundengelder benötigen Aufzeichnungen auf Sachebene und Trennungsnachweise.Die Freigabe sollte vor der Ausführung einer Genehmigung bedürfen.Der Abgleich und die Behebung von Defiziten müssen dokumentiert werden.Kundengelder stellen ein Risiko anderer Art dar: Das Büro hält Gelder, die jemand anderem gehören oder an eine bestimmte Angelegenheit gebunden sind. Das erfordert Trennung, Aufzeichnungen auf Sachverhaltsebene, Freigabegenehmigungen, Abstimmung und Beweise.
Die wichtigste Kontrolle besteht darin, dass Buchsalden, Banksalden und Eigentumsverhältnisse im Einklang bleiben. Die Freigabe sollte nicht ohne Genehmigung erfolgen, Defizite sollten sofort eskalieren und die Versöhnung sollte nach einem Zeitplan genehmigt werden.
Das Kundengeldmodul von Sceau ist keine Buchhaltung auf Bankniveau, sondern liefert Nachweise auf Bürokontrollniveau: Wer hat eine Freigabe beantragt, wer hat sie genehmigt, welcher Saldo wurde abgeglichen und wie Defizite behoben wurden.
gilt
Dieser Leitfaden richtet sich an Büros, die über Drittmittel, Treuhandgelder, Treuhandgelder oder Kundengelder verfügen und betriebliche Kontrollen benötigen.
- Immobilien- und Treuhandangelegenheiten
- Notarielle oder juristische Kundenkonten
- Professionelle Büros mit Vorschüssen oder Vergleichen
- Teams gleichen Bankguthaben mit Sachkontobüchern ab
- Büros, die Freigabegenehmigungen benötigen
Kontext
Die Pflichten in Bezug auf Kundengelder variieren je nach Beruf und Gerichtsbarkeit, aber die Kontrolllogik ist konsistent: Wissen Sie, wessen Gelder aufbewahrt werden, bewahren Sie sie getrennt auf, führen Sie regelmäßig einen Abgleich durch und verhindern Sie eine unbefugte Freigabe.
Das Compliance-Risiko besteht nicht nur aus Diebstahl. Es handelt sich außerdem um dürftige Belege: unklare Sachverhaltsverhältnisse, veraltete Abstimmungen, fehlende Genehmigungen und ungelöste Defizite.
tun
Das Amt sollte die Verpflichtung in einen wiederholbaren Arbeitsablauf mit benannten Eigentümern, Fristen, Beweisen und überprüfbaren Entscheidungen umwandeln.
- Erstellen Sie Treuhand- oder Kundengeldkonten.
- Erfassen Sie themenbezogene Einträge.
- Erfordern vor der Veröffentlichung eine Genehmigung.
- Buch- und Bankguthaben abgleichen.
- Defizite eskalieren.
- Abstimmungen und Korrekturen abzeichnen.
Beweise
Die Beweise sollten Salden, Eigentumsverhältnisse, Freigabeanträge, Genehmigungen, Ausführung, Abstimmung, Defizite und Lösungen aufzeigen.
Typische Feststellungen der Aufsicht
- Verwendung einer Tabelle ohne Genehmigungsverlauf.
- Lassen Sie Freigabe und Genehmigung dieselbe Aktion sein.
- Versöhnung nur, wenn jemand danach fragt.
- Nicht sofort eskalierende Bank-/Buchdefizite.
Praktische Checkliste
- Konto erstellen.
- Einträge aufzeichnen.
- Eigentümer der Linkangelegenheit.
- Freigabe beantragen.
- Separat genehmigen.
- Kontoauszug abgleichen.
- Beheben Sie Defizite.
- Verwaltet Sachunterbücher.
- Steuert Freigabeanfragen und Genehmigungen.
- Führt Abstimmungsprüfungen durch.
- Erhöht Defizitauslöser und Sicherungsfehler.
- Speichert Arbeitspapiere im Inspektionspaket.
Häufige Fragen
Ist Sceau ein Bankbuch?
Nein. Es handelt sich um einen Beweis auf Bürokontrollniveau und nicht um einen Ersatz für Bankbuchhaltungssysteme.
Warum die Freigabegenehmigung von der Ausführung trennen?
Die Aufgabentrennung verringert das Fehler- und Missbrauchsrisiko.
Was soll bei einem Defizit passieren?
Eskalieren Sie sofort, untersuchen Sie, zeichnen Sie die Abhilfemaßnahmen auf und genehmigen Sie die Lösung.
Offizielle Quellen
Von Wissen zu Compliance
Lesen ist ein Anfang. Sceau macht aus diesen Pflichten einen Ablauf, der sich selbst ausführt und beweist.
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